Mediacja oznacza postępowanie, w którym przynajmniej dwie strony sporu próbują same osiągnąć porozumienie w celu rozwiązania sporu, korzystając z pomocy mediatora. Postępowania takie może zostać zainicjowane przez strony, albo może je zaproponować lub zarządzić sąd – tak została zdefiniowana mediacja w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE z dnia 21.05.2008r. w sprawie niektórych aspektów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych (Dz.U. UE L 136/3 24.05.2008 r.).

Mediacja to próba doprowadzenia do ugodowego, satysfakcjonującego obie strony rozwiązania konfliktu na drodze dobrowolnych negocjacji prowadzonych przy udziale trzeciej osoby, neutralnej wobec stron i ich konfliktu, czyli mediatora, który wspiera przebieg negocjacji, łagodzi powstające napięcia i pomaga – nie narzucając jednak żadnego rozwiązania – w wypracowaniu kompromisu – definicja ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości.
Mediacja jest niesformalizowaną, poufną, dobrowolną metodą rozwiązywania sporu. Proces ten tworzą strony, bowiem to od ich otwartości i gotowości do dialogu zależy wynik mediacji. Zwaśnione strony samodzielnie wypracowują satysfakcjonujące, trwałe rozwiązanie (wygrany-wygrany), a bezstronna osoba trzecia – mediator dba o strony, ich wzajemny szacunek, podąża za nimi, nie narzucając swojego stanowiska, ani nie sugeruje rozwiązań.
Przystępując do mediacji strony konfliktu wykazują się dojrzałością i odwagą, ponieważ biorą odpowiedzialność za efekt rozmów i zakończenie sporu w wyniku często zawieranego kompromisu. W trakcie mediacji istotne jest także zrozumienie stanowisk i potrzeb drugiej strony, szersze spojrzenie na problem i oddzielenie go od ludzi, emocji.

W wyniku mediacji strony sporu mogą wypracować takie rozwiązanie, które będzie trwałe, a jego realizacja nie będzie nastręczać problemów.
Zakończona mediacja ugodą – podlega na wniosek stron zatwierdzeniu przez sąd.

Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności, a tym samym staje się ona tytułem wykonawczym umożliwiającym dochodzenie roszczeń na wypadek, gdyby strona porozumienia uchylała się od realizacji podjętych zobowiązań. Pamiętać należy, że ugoda zawarta przed mediatorem zgodnie z art. 777 § 1 pkt. 2(1) stanowi tytuł egzekucyjny dla stron.

O zaletach mediacji

• jest szybsza od tradycyjnych metod rozwiązywania sporów – w Polsce o 1280% - według badań przeprowadzonych przez Komisję Europejską,
• jest tańsza od tradycyjnych metod rozwiązywania sporów – w Polsce o 470% - według badań przeprowadzonych przez Komisję Europejską. W przypadku zawarcia ugody w sprawie, która została skierowana do mediacji przez sąd, stronie, która uiściła wpis z urzędu zwracana jest kwota stanowiące 75% jego wysokości,
• jest to niesformalizowana procedura, która daje stronom wybór co do czasu i sposobu rozwiązania konfliktu oraz kształtu wspólnie wypracowanego porozumienia, żadna decyzja nie zostaje podjęta bez zgody stron,
• jest dobrowolna. W rozwiązywaniu konfliktów zasadnicze znaczenie ma wola stron, ich wzajemna współpraca, zrozumienie stanowisk i potrzeb drugiej strony, szersze spojrzenie na problem i oddzielenie go od ludzi, emocji,
• daje stronom możliwość wypracowania rozwiązania samodzielnie, co wskazuje na ich dojrzałość i odwagę, ponieważ biorą one odpowiedzialność za efekt rozmów i zakończenie sporu w wyniku często zawieranego kompromisu,
• sprzyja obniżeniu poziomu negatywnych emocji, zmierza do zaoszczędzenia przedłużonych cierpień, łagodzenia stresu oraz ulgi psychicznej, dzięki szybko, trwale i satysfakcjonująco zakończonemu sporowi,
• w wyniku mediacji każda ze stron pozostaje na pozycji wygrany-wygrany,
• pozwala na odbudowanie i zachowanie wzajemnych, dobrych relacji w przyszłości zarówno sferze prawa cywilnego (gospodarczego), jak i rodzinnego,
• umożliwia zachowanie korzystnego wizerunku na przyszłość,
• wszczęcie mediacji przerywa bieg terminu przedawnienia.

O zasadach

• dobrowolność – jest podstawową zasadą mediacji. Obowiązuje ona zarówno strony, jak i mediatora. Strony dobrowolnie wyrażają zgodę na udział w postępowaniu mediacyjnym. Zgoda ta może być cofnięta na każdym etapie trwania mediacji przez każdą ze stron. Mediator, z ważnych powodów, może odmówić prowadzenia mediacji, o czym obowiązany jest poinformować strony - a jeżeli strony do mediacji skierował sąd – także sąd,
• bezstronność – strony mediacji mają równe prawa i powinny być traktowane jednakowo. Mediator nie powinien sugerować co powinno być przedmiotem ugody – strony w swoich stanowiskach zawierają taką informację,   
• poufność – przebieg postępowania mediacyjnego objęty jest tajemnicą. Mediator obowiązany jest zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedział się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że strony zwolnią go z tego obowiązku.
• Bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem polubownym, na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.
• neutralność - mediator nie może narzucać stronom własnych propozycji rozwiązań sporu, porozumienie jest wypracowywane przez same strony. Mediatorowi nie wolno czerpać żadnych korzyści z tego, co jest przedmiotem negocjacji pomiędzy uczestnikami, ani też z faktu, sposobu lub formy zawarcia ugody. Nie jest zainteresowany konkretnym rozstrzygnięciem sprawy.
• akceptowalność - strony muszą zaakceptować osobę mediatora i jego pomoc w dochodzeniu do porozumienia. Jeżeli nie zgadzają się ze wskazaniem osoby mediatora przez sąd, Kierownika Ośrodka lub drugą stronę – mogą wybrać innego mediatora. 
• brak formalizmu – mediator przedstawia główne zasady mediacji, jednakże to strony dążąc do zakończenia konfliktu są gospodarzami postępowania i one decydują o kształcie mediacji. Dlatego każda mediacja jest inna.

Rola mediatora

Mediator to osoba bezstronna, przy udziale której skonfliktowane strony próbują osiągnąć porozumienie. Zadania, które ma do wykonania można podzielić na dwie kategorie: techniczne, związane z przebiegiem procesu oraz te, które mają ułatwić, umożliwić komunikację między stronami w trakcie procesu, ażeby uzyskać satysfakcjonujące strony rozwiązanie zaistniałej sytuacji.
Wśród pierwszych z nich można m.in. wyróżnić:

• kontakt ze stronami, w tym odebranie oświadczeń o przystąpieniu do mediacji,
• wyznaczenie czasu i miejsca spotkań mediacyjnych, z poszanowaniem zasady bezpieczeństwa i poufności mediacji,
• wezwanie do uiszczenia opłat mediacyjnych, jeżeli jest to mediacja, która ma się odbyć bez skierowania sądu,
• wyjaśnienie oraz określenie wspólnie ze stronami zasad mediacji, celu mediacji, wskazanie roli mediatora,
• czuwanie nad poprawnością mediacji, poszanowania zasad mediacji, wzajemnego szacunku stron w trakcie procesu,
• sporządzenie protokołu z przebiegu mediacji i doręczenie jego odpisu stronom,
• sporządzenie ugody, którą zamieszcza się w protokole lub załącza do niego oraz złożenie protokołu z ugodą w sądzie właściwym. Czuwanie, aby podpisana ugoda była zgodna z prawem, zasadami współżycia społecznego, nie zmierzała do obejścia prawa, a także była zrozumiała i nie zawierała sprzeczności.

Wśród zadań ułatwiających wzajemne porozumienie wymienić można m.in.:

• usprawnienie, niekiedy umożliwienie wzajemnej komunikacji,
• umożliwienie wyrażenia swoich poglądów, przedstawienia własnych stanowisk w sprawie, oczekiwań, docieranie do potrzeb i faktycznych interesów stron,
• wspieranie stron w poszukiwaniu satysfakcjonujących je rozwiązań bez wyraża swoich opinii i poglądów, nie sugerowanie rozwiązań,
• aktywne słuchanie stron, zadawanie pytań, upewnianie się, że wszyscy rozumieją jednakowo oczekiwania, interesy, a finalnie wypracowaną ugodę,
• wskazywanie i przypominanie, iż mediacja jest pracą, która przyniesie satysfakcjonujące efekty w przyszłości.

Sprawy w mediacji

• Z zakresu spraw gospodarczych, w których prawo dopuszcza zawarcie ugody, szczególnie o zapłatę, wykonanie umów, rozwiązanie umów, ustalenie odszkodowań, roszczeń wspólników i akcjonariuszy, ustalenie obowiązków.

Mediacja nie jest dopuszczalna w sprawach m.in. w postępowaniu nakazowym i upominawczym oraz w sprawach o uznanie postanowień wzorca umowy za niedozwolone.

• z zakresu spraw cywilnych, prawa pracy, w których prawo dopuszcza zawarcie ugody, szczególnie o zapłatę, podział spadku, zniesienie współwłasności, zadośćuczynienie, roszczenia wynikające z umów między pracownikiem a pracodawcą.

Mediacja nie jest dopuszczalna w sprawach m.in. o stwierdzenie nabycia spadku, ubezwłasnowolnienie, w postępowaniu nakazowym i upominawczym.

• w sprawach rodzinnych o rozwód i separację, gdy postępowanie zmierza do pogodzenia małżonków i zakończenia konfliktu. W postępowaniu tym można ustalić istotne kwestie, o których co do zasady orzeka sąd, a mianowicie alimenty na rzecz dzieci czy drugiego małżonka, podział majątku wspólnego, określenie sposobu korzystania z mieszkania, przyznanie mieszkania jednemu z małżonków, wykonywanie władzy rodzicielskiej nad małoletnimi dziećmi i ustalenie kontaktów z dziećmi, sporządzenie planu wychowawczego.

Mediacja nie jest dopuszczalna w sprawach m.in. o ustalenie ojcostwa, ustalenie macierzyństwa, zaprzeczenie ojcostwa, przysposobienie, unieważnienie małżeństwa, pozbawienie lub zawieszenie wykonywania władzy rodzicielskiej.
Przeszkodą do prowadzenia mediacji jest uzależnienie od alkoholu, narkotyków, choroba psychiczna, przemoc w rodzinie. Okoliczności, o których mowa powyżej wpływają na nierówną pozycję stron.

• w sprawach transgranicznych, w których co najmniej jedna ze stron sporu lub konfliktu mieszka lub ma siedzibę w innym państwie niż państwo zamieszkania, siedziby którejkolwiek ze stron, albo gdy strony mają różne obywatelstwo. W tym zakresie dotyczą one w sprawach rodzinnych m.in. ustalenia miejsca zamieszkania dziecka, sposobu wykonywania władzy rodzicielskiej, ustalenia sposobu kontaktowania się z dzieckiem, rozstrzygania o istotnych sprawach dotyczących dziecka (wybór szkoły, sposób leczenia, spędzanie wakacji, świąt, kontakty z dalszą rodziną np. dziadkowie), uprowadzenie dziecka za granicę przez jednego z rodziców, rozstrzyganie o kwestiach majątkowych rodziny.

W zakresie spraw transgranicznych cywilnych i gospodarczych mediacja może objąć m.in. wykonywanie umów między partnerami biznesowymi, w sprawach konsumenckich.

• w sprawach karnych – we wszystkich sprawach, gdzie mamy do czynienia ze sprawcą i pokrzywdzonym, i doszło do popełnienia przestępstwa czy wykroczenia. W tym przypadku mediacja opiera się na idei sprawiedliwości naprawczej, a zawarcie ugody nie kończy postępowania, nie zastępuje wyroku.
• w sprawach nieletnich - we wszystkich sprawach, gdzie mamy do czynienia konfliktem jaki powstał między nieletnim, a pokrzywdzonym. W tym przypadku mediacja opiera się na idei sprawiedliwości naprawczej, a zawarcie ugody nie kończy postępowania, nie zastępuje wyroku.